Как документально оформить добровольное возмещение недостачи сотрудником?

Выявлены недостачи. Как их удержать

Как документально оформить добровольное возмещение недостачи сотрудником?

На что обратить внимание при проведении инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При отсутствии хотя бы одного члена комиссии результаты инвентаризации могут признаны не действительны.

Материально ответственные лица инвентаризационной комиссии дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Результаты проведенной инвентаризации обязательно должны быть оформлены документально. На практике продолжают использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации”.

При проведении инвентаризации на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц составляется инвентаризационная опись. Данный документ составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии.

Согласно п. 4.1 Методуказаний на расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей оформляется сличительная ведомость.

Этот документ нужен для отражаются результатов инвентаризации в случае отличия фактических данных от учетных.

Суммы излишков и недостач имущества в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете (ф. ИНВ-18 и ф. ИНВ-19).

На основании результатов работы комиссии, оформленных протоколом, сличительной ведомостью или актом, работодатель принимает решение о возмещении ущерба. Для этого издается приказ о результатах инвентаризации и удержании недостач с виновных лиц.

В случае существенных нарушений при проведении инвентаризации удержания недостач с работника могут быть признаны неправомерными.

Поэтому во время инвентаризации следует обратить внимание на следующие обстоятельства:

– отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний);

– участие материально ответственного лица является обязательным. В случае отказа от участия составляется соответствующий акт членами комиссии (п. 2.8 Методических указаний);

– описи должны содержать подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц (п. 2.10 Методических указаний).

Помимо надлежащего оформления инвентаризации работодатель обязан создать все условия для сохранности имущества, а также должным образом оформить трудовые отношения с работником и договор о полной материальной ответственности.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей (п. 1 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).

Если работодатель нарушил трудовое законодательство, не заключив с работником трудовой договор, не ознакомив его с должностной инструкцией, то он тем самым не проинформировал работника о его трудовых обязанностях, его ответственности.

Таким образом, в случае, если работник был допущен к работе без оформления трудовых отношений в законодательно установленном порядке, работодатель не имеет права взыскивать с работника материальный ущерб, который возник при исполнении работником своих трудовых обязанностей ненадлежащим образом (Определение Ленинградского областного суда от 28.06.2012 по делу N 33а-2646/2012).

В трудовом законодательстве закреплены правовые нормы, предусматривающие материальную ответственность работника перед работодателем. Нанесенный работником ущерб должен быть возмещен, при чем не зависимо от того, привлечен ли он к дисциплинарной, административной, уголовной ответственности, или нет. На это указывает ст. 248 Трудового кодекса РФ. 

При проведении инвентаризации могут быть выявлены недостачи товарно-материальных ценностей у материально ответственных лиц, вверенных ему на основании договора о материальной ответственности. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли в соответствии с п. 5.1. Методуказаний по инвентаризации относятся на виновных лиц.

По общему правилу в ходе инвентаризации определяется размер ущерба путем выявления расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.

2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”). А для того чтобы определить виновных лиц и причины возникновения недостач, необходимо провести служебное расследование.

На такой порядок указывает правовая норма трудового законодательства, приведенная в ст. 247 ТК РФ.

Комиссия для расследования выявленных недостач

Для проведения служебного расследования, руководитель имеет право создать комиссию и утвердить ее приказом. В приказе, также устанавливаются сроки служебного расследования и порядок оформления и представления результатов.

Порядок проведения расследования желательно урегулировать локальным нормативным актом организации. Однако и отсутствие такого документа не может помешать расследованию. При этом комиссией изучаются документы, в том числе акты, описи, первичные документы по учету, фактически проводится пересчет, берутся объяснения от различных работников, изучаются докладные (служебные) записки и пр.

Результатом работы комиссии должен стать акт служебного расследования, в котором нужно указать  состав комиссии, дата составления и период проведения расследования, предпосылки проведения и установленные комиссией факты, сделанные ею выводы с обоснованием (наличие или отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения работника; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба работодателя, размер ущерба и т.д.).

Отдельно может составляться заключение по результатам расследования. В нем обычно отражается краткая информация по результатам расследования. Акт и заключение в обязательном порядке должны быть подписаны всеми членами комиссии. После этого с актом и заключением должны быть ознакомлены под личную подпись материально ответственные лица, которые признаны виновными в недостаче. 

И еще один документ, который может быть составлен по результатам расследования — это акт, которой оформляется в случае отказа от ознакомления или от проставления личной подписи в ознакомлении материально ответственным лицом.

Работник должен написать объяснительную

В соответствии с требованиями ч. 2 ст. 247 ТК РФ у материально ответственного работника, у которого обнаружена недостача, должно быть затребовано письменное объяснение. Отказ от предоставление объяснительной нужно отразить в акте.

На практике, для выполнения данной процедуры привлечения к ответственности, можно поступать следующим образом.

Необходимо уведомить работника об истребовании у него объяснения по факту недостачи товаро-материальных ценностей.

Если работник отказывается их давать, то ему следует направить письменное уведомление с запросом объяснений и потребовать, чтобы он расписался в получении уведомления.

Если же работник отказывается подписать уведомление, следует зачитать его работнику вслух в присутствии свидетелей.

Если же и после этого работник отказывается давать письменное объяснение, то в этом случае оформляется акт об отказе или уклонении работника от дачи объяснений. С актом работник тоже должен быть ознакомлен под роспись, в случае отказа об этом делается соответствующая отметка.

Пленумом ВС РФ в Постановлении N 52 фактически установлена презумпция вины по отношению к материально ответственным лицам, то есть если работодателем доказаны правомерность заключения с работником договора о полной материальной ответственности и создания условий для сохранности вверенных ценностей, то в случае возникновения у этого работника недостачи, последний обязан самостоятельно доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба. Таким образом, не работодатель должен доказывает вину работника, а работник доказывает, что недостача произошла не по его вине. Однако мы все же не рекомендуем наказывать материально ответственных лиц без проведения расследования и соответствующего документального оформления.

Взыскание ущерба

Перед принятием решения о взыскании недостач с работника у работодателя должны быть следующий пакет документов:

– документы, подтверждающие результаты проведенной инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, акт о выявленных расхождениях);

– письменное объяснение работника о причинах недостач (либо акт об отказе от дачи объяснений);

– Акт (заключение) комиссии по результатам служебного расследования, в котором фиксируются вина работника, противоправность совершенных им действий, а также причинно-следственная связь между его действиями и возникшим у работодателя ущербом.

Со всеми материалами служебной проверки работник (его представитель) вправе ознакомиться.

По результатам расследования, руководитель должен принять решение о взыскании ущерба с виновного лица или о не взыскании. Трудовое законодательство (ст.

240 ТК РФ) предоставляет работодателю право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника. В любом случае данное решение должно быть оформлено в виде приказа (распоряжения) по организации.

Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать приказ об удержании. Приказ нужно выпустить не позже чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.

На основании приказа с дохода сотрудника удержите стоимость ущерба, не превышающую его среднемесячного заработка. С учетом этого правила нужно взыскивать ущерб и в тех случаях, когда сотрудник несет ограниченную материальную ответственность, и в тех случаях, когда материальная ответственность наступает в полной сумме ущерба.

Хотелось бы обратить внимание на один существенный момент. В соответствии со ст.

239 ТК РФ материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику

Источник: https://auditfin.ru/journal/zarplata-i-kadry/vyjavleny-nedostachi-kak-ikh-uderzhat/vyjavleny-nedostachi-kak-ikh-uderzhat/

Вопрос: Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить документы на оплату недостачи при проведении инвентаризации на фармацевтическом складе?

Как документально оформить добровольное возмещение недостачи сотрудником?

“Советник бухгалтера в здравоохранении”, 2009, N 3

Вопрос: Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить документы на оплату недостачи при проведении инвентаризации на фармацевтическом складе?

Ответ: Для принятия решения о возмещении ущерба по каждому факту недостачи или хищения материальных ценностей должна проводиться проверка, предусмотренная ТК РФ (статья 247). Утрата или порча имущества могут быть выявлены как в процессе текущей деятельности организации, так и при инвентаризации.

В процессе проверки инвентаризационная комиссия должна установить точный размер ущерба. При привлечении к материальной ответственности работника, за исключением руководителя, взыскать с него можно только прямой действительный ущерб, а упущенную выгоду – нельзя (статья 238 ТК РФ).

Размер ущерба определяется как большая из величин (статья 246 ТК РФ):

– рыночная стоимость утраченного (испорченного) имущества;

– балансовая (остаточная) стоимость утраченного (испорченного) имущества.

Обнаружение недостачи (ущерба) при инвентаризации комиссия должна оформить документально (ТК РФ не регламентирует как именно). На практике комиссия составляет заключение (или акт), в котором содержатся:

– дата, место, время проведения проверки;

– номер приказа руководителя о назначении комиссии;

– состав комиссии;

– описание обстоятельств, вызвавших ущерб;

– выводы (в результате чего возник ущерб, виновные в его причинении лица);

– подписи членов комиссии.

В заключении наряду с конкретными мерами по взысканию ущерба с виновных лиц комиссия может сформулировать свои предложения по устранению причин и условий, способствующих образованию недостач, порчи материальных ценностей, совершению хищений.

Для установления причин ущерба и условий наступления материальной ответственности у работника после проведения инвентаризации необходимо потребовать письменное объяснение.

Если работник не представит объяснение, то об этом должен быть составлен акт в произвольной форме (статья 247 ТК РФ). Важно, чтобы из акта было видно, в связи с чем у работника потребовали объяснение.

Для этого целесообразно сделать в таком акте ссылку на акт инвентаризации.

После того как все условия для привлечения работника к материальной ответственности выявлены, и размер ущерба подсчитан, комиссия определяет, какую часть от суммы ущерба можно предъявить к возмещению работником.

Отметим, что материальная ответственность бывает двух видов: полная и ограниченная.

1. Ограниченная материальная ответственность. За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом или иными федеральными законами (статья 241 ТК РФ).

2. Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере (статья 242 ТК РФ). Она может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

Перечень случаев наступления полной материальной ответственности работников установлен статьей 243 ТК РФ.

Обращаем Ваше внимание, что работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его возмещения виновным работником (статья 240 ТК РФ).

После выявления факта недостачи и его виновника необходимо определиться со способом возмещения ущерба.

Это может быть:

1. Добровольное возмещение ущерба (статья 248 ТК РФ)

Этот способ применим абсолютно в любой ситуации и при полной, и при ограниченной материальной ответственности работника.

В соглашении о добровольном возмещении ущерба должны быть определены сумма, сроки и порядок погашения ущерба.

При этом деньги в возмещение ущерба могут:

– вноситься в кассу организации (оформляется приходный кассовый ордер по форме N КО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. N 88);

– удерживаться из зарплаты работника в любых согласованных работником и работодателем размерах (в отличие от принудительных удержаний по распоряжению работодателя либо по исполнительному документу, для которых установлены предельные размеры) Однако если из зарплаты работника производятся удержания по исполнительным документам, то они имеют приоритет;

– частично вноситься работником в кассу, а частично удерживаться из его зарплаты.

Если работник и работодатель договорились о добровольном возмещении ущерба, то это соглашение нужно оформить письменно. Какой-либо унифицированной формы такого соглашения не установлено. На практике достигнутая сторонами договоренность о добровольном возмещении работником суммы ущерба оформляется или заявлением работника или соглашением с работодателем.

2. Принудительное удержание из зарплаты работника (статья 248 ТК РФ)

Если стороны не договорились, то сумму ущерба можно взыскать принудительно.

В этом случае сумму ущерба можно удержать из зарплаты виновного работника. Удержание производит бухгалтер по письменному распоряжению руководителя организации. Распоряжение правомерно только при одновременном соблюдении двух условий (статья 248 ТК РФ):

– взыскиваемая сумма не превышает размера среднего месячного заработка работника;

– руководитель издал распоряжение (приказ) об удержании в течение месяца со дня окончательного установления размера ущерба (то есть с даты оформления результатов инвентаризации).

Здесь необходимо отметить, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ).

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

Порядок привлечения работников к коллективной ответственности имеет свои особенности по сравнению с общим порядком (статья 245 ТК РФ). Возможны добровольный и принудительный способы возмещения ущерба.

Независимо от способа возмещения ущерба бухгалтеру все равно придется рассчитать сумму, возмещаемую каждым работником. Как именно распределяется ущерб между членами коллектива, решают его члены. Но избранную методику целесообразно включить в договор о коллективной ответственности.

Аудитор юридической

компании “Юнико-94”

И.Л.ТИТОВА

08.12.2008

Ассоциация содействует в оказании услуги в продаже лесоматериалов: брус цена за метр по выгодным ценам на постоянной основе. Лесопродукция отличного качества. Скачать: Вопрос: Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить документы на оплату недостачи при проведении инвентаризации на фармацевтическом складе?
Скачать: Вопрос: Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить документы на оплату недостачи при проведении инвентаризации на фармацевтическом складе?

Источник: http://www.alppp.ru/law/finansy/buhgalterskij-uchet-i-finansovaja-otchetnost/38/vopros-podskazhite-pozhalujsta-kak-pravilno-oformit-dokumenty-na-oplatu-nedostachi-pri-pro.html

Провинившийся работник готов добровольно возместить ущерб — Audit-it.ru

Как документально оформить добровольное возмещение недостачи сотрудником?
Компания ГАРАНТ

Работник нарушил требования инструкции, в результате чего были испорчены материалы. Виновное лицо согласно добровольно полностью возместить ущерб. Возможно ли удержание из заработной платы работника в возмещение ущерба с точки зрения трудового права? Как определить размер ущерба? Как отразить возмещение ущерба в бухгалтерском учете? Каковы налоговые последствия?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

1. При добровольном возмещении ущерба удержание не производится. Работник сам вносит сумму возмещения в кассу или на расчетный счет организации.

2. Подтверждением добровольного возмещения ущерба с рассрочкой является письменное обязательство работника. Если вся сумма погашается сразу, то достаточно самого факта внесения денег в кассу или на расчетный счет организации.

3. При добровольном возмещении ущерба его сумма определяется по соглашению между работодателем и работником.

4. Возмещение ущерба работником отражается в бухгалтерском учете по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 73.

Обоснование вывода:

Правовое регулирование

Порядок взыскания причиненного работником ущерба предусмотрен ст. 248 ТК РФ. Ущерб может быть возмещен в принудительном порядке или добровольно.

Если сумма причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка, ее взыскание с виновного работника производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. В остальных случаях принудительное взыскание суммы ущерба осуществляется в судебном порядке.

В рассматриваемой ситуации работник согласен добровольно возместить причиненный ущерб в полной сумме. Этот вариант предусмотрен частью четвертой ст. 248 ТК РФ. Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично.

По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

Никаких ограничений по сумме, периодичности, сроку добровольного возмещения налоговое законодательство не содержит. Это значит, что стороны сами должны договориться о порядке рассрочки.

Отсутствие письменного обязательства работника означает, что соглашение о добровольном погашении ущерба с рассрочкой не достигнуто. В этой ситуации у работодателя есть только одна возможность – принудительное взыскание через суд.

Если же работник согласен добровольно погасить ущерб полностью (без рассрочки), то подтверждением этого, на наш взгляд, будет фактическое внесение им суммы возмещения в кассу или на расчетный счет организации.

Добровольный порядок возмещения ущерба не предполагает никаких удержаний. Поэтому работодатель не имеет права удерживать из заработной платы работника какие-либо суммы в счет погашения ущерба, который возмещается в добровольном порядке. Суммы погашения задолженности вносятся работником самостоятельно в кассу работодателя или перечисляются на его расчетный счет.

Если же хоть одно “удержание” произведено, то фактически это означает, что работодатель “задержал” часть причитающихся работнику денежных сумм и должен выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсацией) по ст. 236 ТК РФ. Если же работник, вопреки данному обязательству, не возвращает сумму ущерба, то работодатель, согласно части четвертой ст.

 248 ТК РФ, должен обращаться в суд за взысканием непогашенной задолженности.

Следует учитывать, что работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (ст. 240 ТК РФ). Кроме того, ст.

 248 ТК РФ предусматривает, что добровольное возмещение ущерба работником может быть частичным по согласию сторон.

Это означает, что в рассматриваемой ситуации, в каком бы размере ни была установлена сумма ущерба, сумма добровольного возмещения может быть меньше этой величины по соглашению сторон.

Определение суммы ущерба

Согласно части первой ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб; неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Под прямым действительным ущербом понимаются реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества, а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества (часть вторая ст. 238 ТК РФ).

Следовательно, с работника может быть взыскана, например, стоимость сырья и материалов, затраченных на изготовление бракованного изделия, но не денежная сумма, которую работодатель рассчитывал выручить от реализации готового изделия.

В соответствии с частью первой ст. 247 ТК РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретным работником работодатель обязан провести проверку в целях установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения.

Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества (часть первая ст. 246 ТК РФ). Это означает, что стоимость испорченных материалов по данным бухгалтерского учета является лишь нижней границей размера ущерба, который работодатель вправе взыскать с виновного работника. Фактически же сумма ущерба должна определяться по рыночным ценам.

Трудовое законодательство не устанавливает, как определять рыночную стоимость утраченного имущества. Поэтому, на наш взгляд, такая стоимость может быть определена по данным средств массовой информации (Интернет, газеты, рекламные каталоги), органов статистики, организаций-изготовителей.

Таким образом, рыночную цену утраченного имущества работодатель должен определить самостоятельно. Именно на работодателя возлагается обязанность по доказыванию размера рыночной стоимости. При этом необходимость такого доказывания может возникнуть только в случае возникновения судебного спора между работником и работодателем.

Налоговый учет

То обстоятельство, что виновный в причинении ущерба организации работник не привлечен к материальной ответственности либо ущерб взыскан с него лишь частично, по нашему мнению, не может являться основанием для доначисления работодателю налогов и привлечения его к налоговой ответственности (смотрите, например, решение Арбитражного суда Рязанской области от 20.11.2006 N А54-4330\2006). Более того, положения ст. 40 НК РФ, позволяющие налоговому органу при определенных обстоятельствах проверять правильность применения цен по сделкам, не предусматривают права налогового органа проверять правильность определения размера ущерба, подлежащего взысканию. Следовательно, в рассматриваемой ситуации у налогового органа нет оснований проверять правильность определения рыночной цены, используемой работодателем при определении суммы ущерба. Поэтому даже при занижении рыночной цены утраченного имущества риска отрицательных налоговых последствий у организации нет.

Согласно ст. 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком, а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки, понесенные им.

Согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/buhconcret/a65/385246.html

Выявили недостачу талонов на горючее: кто виноват и что делать. Бюджет

Как документально оформить добровольное возмещение недостачи сотрудником?

Начнем с того, что проведение инвентаризации в случае смены материально ответственного лица (далее — МОЛ) является обязательным. На это указывает п. 7 разд. І Положения № 879. В таком случае инвентаризацию необходимо проводить в день приема-передачи дел. Причем проверить следует все активы, которые находятся на ответственном хранении соответствующего МОЛ.

Не лишним будет также вспомнить, что именно следует понимать под талонами на горючее. В частности, талоны — это специальные талоны, подтверждающие право их владельцев на получение на АЗС фиксированного количества нефтепродукта определенного наименования и марки.

Такое определение приведено в разд.

3 Инструкции о порядке приема, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и организациях Украины, утвержденной совместным приказом Минтопливэнерго, Минэкономики, Минтранссвязи и Госкомитета по вопросам техрегулирования и потребполитики от 20.05.2008 г.

№ 281/171/578/155. Форму, содержание и степень защиты бланков талонов устанавливает их эмитент (поставщик ГСМ). При этом серийный и порядковый номера являются обязательными элементами содержания талона (п.п. 10.3.3.1 упомянутой Инструкции).

Итак, талоны не являются платежными средствами или средствами расчета. Собственно применять их с этой целью и ни к чему. Дело в том, что покупатель сначала перечисляет денежные средства за ГСМ и только потом получает талоны. То есть последние удостоверяют право на получение ранее оплаченного горючего, которое временно хранится у поставщика.

И на первый взгляд, ничего страшного в недостаче (порче, потере) талонов на ГСМ нет. Ведь талоны — не денежные документы, а горючее уже оплачено и оприходовано на баланс учреждения. Поэтому создается впечатление, будто все материальные ценности на месте и никакой недостачи нет. Но не торопитесь с выводами.

Так как зачастую при отсутствии талонов заправка на АЗС (фактическое получение ранее оплаченного горючего) не светит. И здесь все зависит от условий договора. Действительно, отправной точкой в отношениях с поставщиком ГСМ является заключение договора. Напомним, что договор считается заключенным, если стороны достигли согласия по всем его существенным условиям.

Именно таким является требование ч. 1 ст. 638 ГКУ. Причем существенными являются условия о предмете договора, а также условия, которые определены законом как существенные или являются необходимыми для договоров соответствующего вида. Кроме того, существенными являются условия, на определении которых в договоре настаивает хотя бы одна из сторон (абз.

2 ч. 1 ст. 638 ГКУ). В то же время при заключении хозяйственного договора в соответствии с ч. 3 ст. 180 ГКУ стороны обязаны согласовать предмет, цену и срок действия договора.

В большинстве случаев в договорах купли-продажи горючего прописывают: предмет договора, требования к качеству товара, порядок и условия передачи товара, цену и порядок расчетов, права и обязанности сторон, ответственность сторон, срок действия договора и т. п.

Таким образом, если обнаружена недостача талонов (скретч-карточек) на горючее, в первую очередь стоит заглянуть в текст договора на поставку. А конкретно, следует обратить внимание на урегулирование отношений относительно утерянных (испорченных) талонов.

На практике же встречаются два диаметрально противоположных подхода. Одни поставщики настаивают на невозможности восстановления или замены талонов в случае их потери (похищения, повреждения).

Причем последствия и ответственность за возможное получение горючего третьими лицами по таким талонам возлагаются на покупателя. Тогда как другие поставщики идут навстречу своим клиентам. Они предусматривают возможность восстановления утерянных бланков талонов.

Но в любом случае целесообразно как можно быстрее связаться с поставщиком, объяснить ситуацию и попробовать договориться. Сделать это стоит хотя бы для того, чтобы узнать, не воспользовался ли уже кто-то утерянными талонами.

Если вам повезло и поставщик согласился восстановить утерянные талоны, то инцидент можно считать исчерпанным.

Но для порядка и чтобы талоны и другие документы больше не терялись, руководителю стоит задуматься о применении к МОЛ дисциплинарного взыскания.

Напомним, что порядок привлечения к дисциплинарной ответственности работников регламентирован КЗоТ. В частности, за нарушение трудовой дисциплины к работнику может быть применена только одна из таких мер взыскания:

1) выговор;

2) увольнение.

В то же время для отдельных категорий работников законодательством, уставами и положениями о дисциплине могут быть предусмотрены и другие дисциплинарные взыскания (ст. 147 КЗоТ).

Если же госпожа Фортуна оказалась не особо благосклонной к вам и утерянные талоны на ГСМ не подлежат возобновлению, следует позаботиться о возмещении причиненных убытков. Более того, для этого нужно приложить максимум усилий.

Ведь потеря должника в обязательстве (в том числе и невзыскание возмещения причиненных убытков с виновных лиц) может быть квалифицирована как причинение убытков государству. Кстати, персональная ответственность за состояние претензионно-исковой работы возложена законодательством на руководителя учреждения. На это указывает п. 1.

4 Рекомендаций Минюста «О порядке ведения претензионной и исковой работы на предприятии, в учреждении, организации» от 15.01.96 г. № 2.

Также стоит помнить, что далеко не всегда работник будет нести полную материальную ответственность. Случаи полной материальной ответственности четко прописаны в ст. 134 КЗоТ.

И прежде всего это касается работников, с которыми заключен письменный договор о взятии полной материальной ответственности за необеспечение целостности имущества и других ценностей (п. 1 ч. 1 ст. 134 КЗоТ).

В таком случае работник, по вине которого был причинен убыток учреждению, должен возместить убытки в полном размере.

Однако для привлечения МОЛ к полной материальной ответственности необходимо соблюдение целого ряда условий. Для наглядности мы сгруппировали и изобразили эти условия схематически:

Отсутствие (несоблюдение) хотя бы одного из указанных условий может стать основанием для применения к работнику лишь ограниченной ответственности. Поэтому далее рассмотрим каждое из этих условий подробнее. И прежде всего важно, чтобы договор о полной материальной ответственности был заключен с учетом всех требований ст. 1351 КЗоТ.

Внимание! Письменные договоры о полной материальной ответственности можно заключать с работниками, достигшими 18-летнего возраста и занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой или использованием переданных им ценностей.

Перечень таких должностей и работ, а также типовой договор, утверждены постановлением № 447/24.

Имейте в виду: договоры о полной материальной ответственности с работниками, чьи должности (выполняемая работа) не предусмотрены этим нормативным документом, не имеют юридической силы.

Соответственно, основания для возмещения причиненного работником ущерба в полном размере тоже отсутствуют.

Об этом свидетельствует и судебная практика рассмотрения подобных дел (например, постановление ВСУ «О взыскании суммы» от 25.04.2012 г. № 6-16цс12).

Но придерживаться только формальных моментов недостаточно. Наличие должности или работы в вышеупомянутом документе еще не означает, что с таким работником можно заключить договор о полной материальной ответственности.

Важно, чтобы его трудовые обязанности были непосредственно связаны с хранением, обработкой, продажей, перевозкой или применением в процессе производства материальных ценностей. Это подчеркнуло в свое время и Минтруда в письме от 27.05.2008 г.

№ 146/06/186-88.

Следовательно, если работодатель заключает с работником договор о полной материальной ответственности вопреки действующему законодательству, то на такого работника возлагается только ограниченная материальная ответственность. То есть в случае причинения ущерба учреждению с работника удастся взыскать не больше, чем сумму его среднемесячного заработка (ст. 133 КЗоТ).

Также следует обратить внимание, что на основании договора полная материальная ответственность возможна только за сохранность ценностей, переданных работнику. Причем факт передачи-приема таких ценностей должен быть подтвержден документально.

Так, передачу талонов на ГСМ от поставщика к покупателю, как правило, оформляют расходной накладной или актом приема-передачи. В этих документах указывают вид горючего, количество переданных (полученных) талонов, их номинал, серию и номера. Подписи представителя поставщика и принимающей стороны на таких документах — обязательны.

Но получателем не всегда будет соответствующее МОЛ. Иногда талоны от поставщика получает другой работник и уже потом передает их на хранение МОЛ. В таком случае непосредственно передачу (внутреннее перемещение) талонов МОЛ необходимо оформлять накладной (требованием) по типовой форме № З-3, утвержденной приказом Госказначейства от 18.12.2000 г.

№ 130. Иначе (при отсутствии документального подтверждения) факт принятия талонов МОЛ на хранение будет крайне сложно доказать.

Вместе с тем не стоит забывать и о других случаях применения к работникам полной материальной ответственности. В частности, это возможно, если:

— имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или другим разовым документам (п. 2 ст. 134 КЗоТ);

— ущерб причинен действиями работника, имеющими признаки преступления (п. 3 ст. 134 КЗоТ);

— ущерб причинен работником в нетрезвом состоянии (п. 4 ст. 134 КЗоТ);

— ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов (п. 5 ст. 134 КЗоТ);

— полная материальная ответственность возложена на работника в соответствии с законодательством (п. 6 ст. 134 КЗоТ);

— ущерб причинен не при исполнении трудовых обязанностей (п. 7 ст. 134 КЗоТ).

Но никто не отменял и общие основания для материальной ответственности работников. В частности, работники несут материальную ответственность за ущерб, причиненный учреждению вследствие нарушения своих трудовых обязанностей. При этом ч. 2 ст.

130 КЗоТ предусмотрено возложение материальной ответственности на работника при условии, что ущерб был причинен учреждению его виновными противоправными действиями (бездеятельностью). То есть наличие вины работника является обязательным условием для привлечения его к ответственности.

А это, как говорят, еще нужно доказать.

Безусловно, самый лучший вариант — это добровольное возмещение работником причиненных убытков. И если это ваш случай, тогда как можно быстрее заручитесь письменным подтверждением его свободного волеизъявления.

Заявления работника с просьбой удержать из его заработной платы соответствующую сумму (принять в кассу учреждения, зачислить на регистрационный счет) будет вполне достаточно.

Но не помешает оформить и приказ руководителя учреждения о направлении полученных от работника средств на покрытие причиненного ущерба.

Если же работник не изъявил желания возместить причиненный им ущерб, то придется обратиться в суд.

Так, в случаях, когда работник несет полную материальную ответственность, а размер прямого действительного ущерба превышает среднемесячный заработок виновника, ущерб покрывается путем подачи работодателем иска в суд. Это следует из норм ч. 1 и ч. 3 ст. 136 КЗоТ.

Важно! Срок для обращения в суд с исками о взыскании с работников ущерба, причиненного учреждению, установлен в ст. 233 КЗоТ. Он составляет один год и исчисляется со дня выявления причиненного работником ущерба.

Кстати, вы имеете право обратиться в суд с заявлением о возмещении ущерба даже после прекращения трудовых отношений с виновным лицом. Ведь увольнение работника не прекращает его обязанности возместить причиненный учреждению ущерб.

Это подчеркнул и Высший специализированный суд Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел в письме «Обобщение о практике применения судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» от 01.09.2015 г. Об этом следует обязательно помнить, если недостатча была обнаружена во время смены МОЛ.

Ведь передача дел от одного МОЛ другому, как правило, обусловлена увольнением первого.

Но прежде чем выдвигать требования относительно возмещения причиненного ущерба необходимо определить его размер в денежном эквиваленте. Причем здесь есть несколько нюансов, о которых нельзя не вспомнить. И прежде всего обратимся к нормам КЗоТ. Так, размер причиненного учреждению ущерба в соответствии с ч. 1 ст.

1353 КЗоТ следует определять по фактическим потерям, на основании данных бухучета. А конкретно, отправной точкой должна быть балансовая стоимость (себестоимость) материальных ценностей за вычетом суммы их износа.

В случае же хищения, недостачи, умышленного уничтожения или порчи ценностей размер ущерба определяют по ценам, действующим в соответствующей местности на день возмещения ущерба (ч. 2 ст. 1353 КЗоТ).

При определении размера ущерба, причиненного учреждению, суд также руководствуется нормами Порядка определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденного постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116

Источник: https://i.factor.ua/journals/bb/2018/june/issue-21/article-36984.html

Недостача после увольнения сотрудника

Как документально оформить добровольное возмещение недостачи сотрудником?

Расставание с материально-ответственным лицом не всегда происходит без проблем. Нередко обнаруживается недостача после увольнения сотрудника, занимающегося обслуживанием материальных ценностей. Привлечение к ответственности в такой ситуации осложнено и требует учета некоторых особенностей документального оформления всей процедуры.

Как происходит увольнение МОЛ

Лица, отвечающие за сохранность имущества расторгают трудовой договор на тех же основаниях, что и другие сотрудники. В частности, они могут быть уволены:

  • По соглашению сторон,
  • В связи с завершением срочного договора,
  • По собственному желанию,
  • По воле работодателя,
  • В связи с невозможностью трудиться на прежних условиях,
  • По независящим от воли сторон причинам.

Обстоятельства расставания фиксируются в приказе, который выдается увольняемому под роспись. Согласно законодательству увольнение материально ответственного лица обязательно сопровождается инвентаризацией вверенных ему ценностей.

В результате должна быть соответствующим образом оформлена инвентаризационная опись, а при выявлении отклонений — сличительная ведомость.

https://www.youtube.com/watch?v=quqC-9S5bac

По итогам проверки составляется акт о передаче ценностей новому лицу, принятому на работу, либо субъекту на которого временно возложены его обязанности. Нередки случаи, когда инвентаризация не успевает закончиться в последний рабочий день МОЛ.

В этой ситуации работодатель не имеет законного права обязать сотрудника работать после указанной в приказе даты расторжения трудовых отношений. В этом случае сверка наличия ТМЦ проводится без его участия, а в случае обнаружения недостачи, она может быть взыскана только через суд.

Оптимально, чтобы инвентаризация в подобной ситуации заканчивалась в последний рабочий день МОЛ.

Если наличие ущерба, причиненного бывшим сотрудником выявлено уже после его увольнения, компания должна провести служебное расследование. При этом покинувший организацию гражданин может ознакомиться с ходом проверки и ее итогами.

Последовательность документального оформления расследования, следующая:

  • Подписывается распоряжение по проверке в отношении бывшего МОЛ,
  • Издается приказ о формировании комиссии для проведения расследования,
  • Составляется акт по итогам изучения факта недостачи,
  • С бывшего сотрудника истребуют письменные объяснения о причинах нехватки ценностей, а при его отказе в их даче дополнительно составляется акт об этом.

По итогам расследования определяется размер ущерба, а также причины и обстоятельства, в связи с которыми он был допущен. Крайне важно найти очень веские доказательства связи ушедшего сотрудника с возникшим ущербом. Нередко бывают случаи, когда проведенное расследование не дает результатов. В этом случае не остается ничего, кроме как отнести ущерб за счет убытков.

Нарушение приведенной процедуры приводит к невозможности впоследствии взыскать с виновного материальный ущерб через суд (Определение ВС РФ от 07.05.2018 №66-КГ18-6).

Кроме того, нужно учитывать, что отклонения могут возникнуть и по объективным причинам, без вины уволенного:

  • Несвоевременное поступление документов на принятые ТМЦ,
  • Ошибки во время подсчета,
  • Ошибки при списании ТМЦ.

Таким образом, к сбору доказательной базы нужно подходить очень ответственно и без их наличия переходить к взысканию ущерба не имеет смысла, поскольку судебный процесс с большой долей вероятности будет проигран.

Как привлечь к материальной ответственности уволенного

Поскольку работник уже не состоит с компанией в трудовых отношениях, она не вправе наложить на него дисциплинарную ответственность за недостачу или взыскать его среднемесячный заработок в бесспорном порядке. Компании в указанной ситуации, для того чтобы взыскать недостачу придется:

  • Договариваться с бывшим сотрудником о добровольном покрытии недостачи, что с учетом обстоятельств, вряд ли принесет результат,
  • Добиваться возмещения причиненного ущерба через суд, доказывая вину ушедшего сотрудника.

Факт увольнения гражданина не влечет его освобождение от договора о материальной ответственности, который действовал ранее. Однако доказать связь между образовавшейся недостачей и действиями сотрудника, при учете того, что он не присутствовал на инвентаризации будет довольно сложно.

Если же есть подозрения, что работник в период действия трудовых отношений совершил умышленные преступные действия, можно обратиться с заявлением в полицию. задача, которая будет стоять перед работодателем – доказать, что ущерб возник именно по вине уволенного сотрудника.

Претензии к сотруднику могут быть предъявлены в течение 1 года с момента обнаружения недостачи.

Какие возражения могут поступить от работника

Если претензия дошла до суда, сотрудник наверняка будет отказываться от предъявленных обвинений и у него для этого есть все основания. Вот какие аргументы он может для этого использовать:

  • Инвентаризация проводилась без его присутствия,
  • Нет доказательств, что недостача не возникла до его увольнения,
  • В период с момента инвентаризации до предъявления обвинений сменилось МОЛ и нельзя утверждать, что недостача возникла именно по вине уволенного.

Любые неточности в оформлении документации, при проведении расследования будут играть не в пользу работодателя.

Взыскание денежных средств за причиненный ущерб с работника довольно сложная юридическая задача и доверить ее лучше опытному специалисту уже имеющему опыт в подобных делах.

Он поможет грамотно подготовиться к процессу и правильно преподнести суду собранные в процессе расследования доказательства.

И хотя шансы возместить ущерб не слишком велики, при наличии обоснованной позиции возможность добиться взыскания недостачи есть.

Источник: https://novocom.org/zakon/nedostacha-posle-uvolneniya

Юриста совет
Добавить комментарий